Betriebliche Altersvorsorge einführen: Ein praktischer Ablauf für Arbeitgeber

Warum ein Ablauf und nicht einfach ein Vertrag

Die meisten Betriebe haben eine bAV, bevor sie eine eingeführt haben. Ein Mitarbeiter bringt seinen Vertrag vom alten Arbeitgeber mit, ein zweiter fragt nach der Entgeltumwandlung, der dritte hat einen Vermittler aus dem Bekanntenkreis. Nach ein paar Jahren verwaltet die Lohnbuchhaltung vier Anbieter, der Zuschuss von 15 Prozent wird auf zwei der Verträge gezahlt und auf zwei nicht, und im Bewerbungsgespräch fällt der Satz „Da können wir bestimmt was machen". Das ist der Zustand, den der Ablauf unten vermeidet.

Eingeführt ist die bAV erst, wenn drei Dinge stehen: ein Dokument, das für alle Mitarbeiter dieselben Regeln festlegt, ein Anbieter, über den neue Beiträge laufen, und eine Lohnbuchhaltung, die Eintritt, Änderung und Austritt ohne Rückfrage abwickelt. Was dahinter steht, von der Zuschusspflicht über die vier Modelle für den Arbeitgeberanteil bis zur Rechnung Gehaltserhöhung gegen bAV-Beitrag, erklärt der Beitrag Betriebliche Vorsorge für Mittelstand und Mitarbeiter richtig planen. Hier geht es um die Umsetzung: wer in welcher Woche was tut.

Der Ablauf in acht Wochen

Die Wochen sind ein Richtwert für einen Betrieb mit fünf bis fünfzig Mitarbeitern ohne Betriebsrat. Mit Betriebsrat kommt die Abstimmung über die Verteilungsgrundsätze dazu, dann rechnest du zwei bis vier Wochen mehr. Die Spalte „Wer" zeigt, dass der Inhaber in den meisten Wochen nur entscheidet und unterschreibt.

1. Tarifvertrag und Bestand prüfen

Die erste Frage entscheidet über alles Weitere: Gilt für deinen Betrieb ein Tarifvertrag, durch Verbandsmitgliedschaft oder Allgemeinverbindlichkeit? Manche Tarifverträge regeln die Entgeltumwandlung aus Tariflohn, schreiben ein bestimmtes Versorgungswerk vor oder setzen eigene Zuschüsse fest. Eine Versorgungsordnung, die dagegen läuft, ist im Streitfall wertlos. Ohne Tarifbindung bist du frei. Parallel erstellt die Lohnbuchhaltung zwei Listen. Die erste enthält alle Vorsorgeverträge, die über den Betrieb laufen, mit Anbieter, Beitrag, Anteil der Entgeltumwandlung und der Spalte „Zuschuss gezahlt". Die zweite enthält alle Mitarbeiter mit Eintrittsdatum, Geburtsjahr, Brutto und Beschäftigungsart, weil Auszubildende, Teilzeitkräfte und Minijobber später eigene Regeln bekommen. Steuerberater und Lohnbüro erfahren in dieser Woche, dass das Projekt läuft, damit sie in Woche 4 Zeit haben.

2. Modell und Budget festlegen

Der Pflichtzuschuss von 15 Prozent auf jede Entgeltumwandlung steht nicht zur Debatte, er ist Gesetz. Die Entscheidung ist, was der Betrieb darüber hinaus tut. Wer die Leute halten will, die er hat, gibt einen erhöhten Zuschuss auf die freiwillige Umwandlung, etwa 30 Prozent bis zu einem Höchstbetrag im Monat. Wer Fachkräfte gewinnen will, zahlt einen arbeitgeberfinanzierten Grundbaustein für alle, etwa einen festen Betrag ab dem Ende der Probezeit, weil der in der Stellenanzeige steht. Beides zusammen ist das Mischmodell. Drei Zahlen kommen auf ein Blatt: der Betrag oder Prozentsatz je Mitarbeiter, die Wartezeit bis zur Berechtigung und das Jahresbudget für den ganzen Betrieb. Dazu der Kreis der Berechtigten. Unterschiede zwischen Gruppen sind erlaubt, wenn sie sachlich begründet sind, nach Betriebszugehörigkeit oder Beschäftigungsart, nie nach Person.

3. Anbieter wählen und Kollektivvertrag anlegen

Für Betriebe dieser Größe ist die Direktversicherung der passende Durchführungsweg: Der Betrieb ist Versicherungsnehmer, der Mitarbeiter die versicherte Person mit unwiderruflichem Bezugsrecht, die Verwaltung liegt beim Versicherer, in der Bilanz entstehen keine Rückstellungen. Der Berater holt ein Angebot für einen Kollektivvertrag ein, also einen Rahmenvertrag, unter dem jeder Mitarbeiter mit einem kurzen Antrag aufgenommen wird. Vier Punkte prüfst du im Angebot: die Stabilität des Versicherers, weil der Betrieb für die Zusage einsteht, die Kosten im Tarif, die Verwaltung mit Portal und Schnittstelle zur Lohnabrechnung, und was beim Ausscheiden eines Mitarbeiters passiert. Bestehende Verträge bei anderen Anbietern bleiben unberührt, sie laufen weiter oder werden beitragsfrei gestellt, neue Beiträge fließen in den Kollektivvertrag. Mit der Unterschrift unter den Rahmenvertrag legst du das Startdatum fest, immer den Ersten eines Monats, mindestens vier Wochen nach dem Tag, an dem die Versorgungsordnung steht.

4. Versorgungsordnung schreiben

Die Versorgungsordnung ist das Dokument, das aus Einzelfällen eine Regel macht. Sie enthält: wer berechtigt ist und ab wann, Anbieter und Durchführungsweg, Zuschuss und Arbeitgeberbeitrag mit Höchstbeträgen, was bei Elternzeit, längerer Krankheit und beim Ausscheiden gilt, wie ein Mitarbeiter die Entgeltumwandlung beantragt und ändert, und einen Vorbehalt für künftige Anpassungen. Der Berater liefert den Entwurf, der Steuerberater prüft ihn, weil er die Lohnabrechnung danach ausrichtet, und du erlässt die Ordnung als Arbeitgeber. Gibt es einen Betriebsrat, hat er bei den Verteilungsgrundsätzen ein Mitbestimmungsrecht, dann wird aus der Ordnung eine Betriebsvereinbarung. Jeder Mitarbeiter bekommt ein Exemplar oder findet es am Schwarzen Brett, und neue Mitarbeiter finden es im Onboarding-Ordner.

5. Lohnbuchhaltung einrichten

Diese Woche entscheidet darüber, ob die bAV im Alltag funktioniert. Die Lohnbuchhaltung legt drei Lohnarten an: Entgeltumwandlung, Arbeitgeberzuschuss und Arbeitgeberbeitrag. Sie bereitet das Formular für die Entgeltumwandlungsvereinbarung vor, in dem der Mitarbeiter Betrag und Beginn festlegt, und sie klärt mit dem Versicherer, wie die Beiträge abgeführt und Änderungen gemeldet werden, per Portal oder per Sammelliste. Dann kommt der Teil, der in den meisten Betrieben fehlt: eine Person ist zuständig, und für drei Fälle gibt es einen festen Ablauf. Eintritt eines neuen Mitarbeiters nach der Wartezeit, Änderung des Beitrags, Austritt mit Meldung an den Versicherer und Stopp der Beitragszahlung. Steht dieser Ablauf schriftlich, überlebt die bAV auch den Wechsel in der Lohnbuchhaltung.

6. Mitarbeiter informieren und beraten lassen

Eine halbe Stunde für alle, in der Frühstückspause oder am Ende der Teambesprechung: Was bietet der Betrieb, was kostet es den Mitarbeiter, was kommt an, wer berät, bis wann muss die Entscheidung stehen. Danach Einzelgespräche mit dem Berater, je Mitarbeiter etwa zwanzig Minuten, mit einem schriftlichen Angebot, das die persönliche Rechnung zeigt. Zu einem ehrlichen Gespräch gehört auch, dass eine Entgeltumwandlung das Brutto senkt und damit die gesetzliche Rente und Lohnersatzleistungen wie das Krankengeld ein wenig kleiner werden, und dass die Leistungen im Alter steuer- und beitragspflichtig sind. Die Rechnung geht trotzdem in fast allen Fällen auf, aber die Mitarbeiter sollen sie kennen. Wer mitmacht, unterschreibt die Vereinbarung und den Antrag. Wer nicht möchte, bestätigt schriftlich, dass er informiert wurde. Diese Bestätigung schützt den Betrieb später vor der Frage, warum jemand nichts von seinem Anspruch wusste.

7. Starten und die erste Abrechnung prüfen

Zum Stichtag behält die Lohnbuchhaltung die vereinbarten Beträge ein und führt sie mit Zuschuss und Arbeitgeberbeitrag an den Versicherer ab. Die erste Abrechnung liest du selbst, Zeile für Zeile gegen die Versorgungsordnung: Stimmt der Zuschuss, ist der Grundbaustein bei allen Berechtigten drin, fehlt jemand, der mitmachen wollte? Fehler sind in dieser einen Abrechnung billig und in zwölf teuer. Die Policen gehen an die Mitarbeiter, der Betrieb behält Kopien. Ab jetzt steht die bAV in jeder Stellenanzeige und in jedem Vorstellungsgespräch als Angebot des Betriebs, und im Kalender steht ein Termin zum Jahreswechsel, um Beiträge an die neue Beitragsbemessungsgrenze anzupassen und Ein- und Austritte des Jahres zu prüfen.

Fünf Sonderfälle, die der Ablauf abdecken muss

1. Mitarbeiter mit Altverträgen. Sie behalten ihren Vertrag, der Betrieb prüft, ob der Zuschuss von 15 Prozent darauf gezahlt wird, und holt ihn nach, wenn nicht. Ob der Altvertrag weiterläuft oder beitragsfrei gestellt wird und neue Beiträge in den Kollektivvertrag fließen, entscheidet der Mitarbeiter im Einzelgespräch.
2. Auszubildende und Teilzeitkräfte. Beide haben denselben Anspruch auf Entgeltumwandlung. Für Mitarbeiter unterhalb der Lohngrenze für Geringverdiener erstattet der Staat dem Betrieb einen Teil des Arbeitgeberbeitrags über die Lohnsteueranmeldung, die aktuellen Grenzen nennt die Lohnbuchhaltung. In Betrieben mit Auszubildenden ist das der Baustein, der am häufigsten liegen bleibt.
3. Minijobber. Sie sind meist von der Rentenversicherungspflicht befreit und haben dann keinen gesetzlichen Anspruch auf Entgeltumwandlung. Ob der Betrieb ihnen freiwillig einen Grundbaustein gibt, gehört in die Versorgungsordnung, damit die Antwort nicht von der Person abhängt.
4. Der Inhaber selbst. Als Gesellschafter-Geschäftsführer gelten strengere steuerliche Regeln, etwa zu Wartezeit und Angemessenheit der Zusage. Die Versorgung des Geschäftsführers wird getrennt von der Mitarbeiter-bAV geplant, mit Steuerberater und Berater am Tisch.
5. Betriebe unter fünf Mitarbeitern. Auch hier gilt die Zuschusspflicht, und auch hier lohnt ein Anbieter für alle. Die Versorgungsordnung wird kürzer, der Ablauf bleibt derselbe, nur die Wochen 6 bis 8 schrumpfen auf ein paar Gespräche.

Häufige Fragen

Wie lange dauert es, eine betriebliche Altersvorsorge im Betrieb einzuführen?

Bei einem Betrieb mit fünf bis fünfzig Mitarbeitern sind sechs bis zehn Wochen realistisch, wenn Inhaber, Lohnbuchhaltung und Berater dranbleiben. Die meiste Zeit kosten nicht die Verträge, sondern die Abstimmung: der Tarifcheck, die Versorgungsordnung mit dem Steuerberater und die Einzelgespräche mit den Mitarbeitern. Der Start liegt immer zum Ersten eines Monats, weil die Lohnabrechnung monatlich läuft.

Was kostet die Einführung der bAV den Betrieb außer den Beiträgen?

Die Beratung und die Einrichtung des Kollektivvertrags übernimmt bei runge.versichert der Berater, der Versicherer zahlt ihn dafür. Beim Betrieb bleiben die Stunden von Inhaber und Lohnbuchhaltung, die Prüfung der Versorgungsordnung durch den Steuerberater und danach etwa eine Stunde im Jahr für die Anpassung. Laufende Verwaltungsgebühren fallen bei einer Direktversicherung für den Betrieb üblicherweise nicht an, die Kosten stecken im Tarif.

Müssen alle Mitarbeiter bei der betrieblichen Altersvorsorge mitmachen?

Nein. Die Entgeltumwandlung ist ein Recht des Mitarbeiters, keine Pflicht, und niemand muss Gehalt umwandeln. Einen arbeitgeberfinanzierten Grundbaustein bekommen dagegen alle Berechtigten, die in der Versorgungsordnung stehen, ohne eigenes Zutun. Wer die Entgeltumwandlung nicht will, bestätigt schriftlich, dass er informiert wurde. Ein automatisches Modell, bei dem Mitarbeiter widersprechen statt zustimmen müssen, braucht eine tarifliche oder betriebliche Grundlage, das prüft dein Anwalt oder Steuerberater.

Weiterlesen

Der Ablauf setzt die Entscheidungen um, die im Beitrag Betriebliche Vorsorge für Mittelstand und Mitarbeiter richtig planen vorbereitet werden: die vier Modelle für den Arbeitgeberanteil mit ihren Kosten, die sechs Punkte aus dem Gesetz, die Beispielrechnung Gehaltserhöhung gegen bAV-Beitrag und die fünf Fehler, die Betriebe Geld und Vertrauen kosten. Wer erst entscheiden muss, welches Modell zum Betrieb passt, liest zuerst dort. Und wer über die Altersvorsorge hinaus prüfen will, welche Leistungen Mitarbeiter im Betrieb halten, findet im Beitrag 5 Vorsorgebausteine, mit denen Mittelständler Mitarbeiter langfristig binden je Baustein Kosten, Bindungswirkung und das passende Betriebsprofil.

Der nächste Schritt

Woche 1 kannst du heute starten: Frag deine Lohnbuchhaltung nach der Liste aller Vorsorgeverträge über den Betrieb und klär, ob ein Tarifvertrag gilt. Mit diesen zwei Antworten beginnt der Versicherungs-Check zur bAV: Wir sichten den Bestand, entwerfen Modell und Versorgungsordnung mit dir und führen die Einzelgespräche mit deinen Mitarbeitern. Du musst dafür nichts kündigen. Richtig abgesichert. Nicht nur irgendwo versichert.

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