Betriebliche Vorsorge für Mittelstand und Mitarbeiter richtig planen

Was „betriebliche Vorsorge" im Mittelstand umfasst

Betriebliche Vorsorge ist jede Absicherung, die der Betrieb für seine Mitarbeiter organisiert oder mitfinanziert: Altersvorsorge, Schutz bei Berufsunfähigkeit, Hinterbliebenenschutz, Zuschüsse zur Gesundheit. Im Mittelstand ist die betriebliche Altersvorsorge der Kern, weil sie gesetzlich verankert und steuerlich gefördert ist. Sie ist der sechste Baustein aus dem Leitfaden zur Gewerbeversicherung für den Mittelstand, und der einzige, der den Betrieb nicht gegen einen Schaden schützt, sondern ihn als Arbeitgeber stärkt.

Für einen Betrieb mit zwölf oder vierzig Leuten sieht das Thema im Alltag so aus: Ein Mitarbeiter fragt in der Lohnbuchhaltung, ob er „etwas fürs Alter über die Firma machen" kann. Eine Bewerberin fragt im zweiten Gespräch, welche Zusatzleistungen es gibt. Der Steuerberater fragt beim Jahresabschluss, ob die Zuschüsse auf die alten Verträge gezahlt werden. Drei Fragen an drei Stellen im Betrieb, und selten eine Antwort aus einer Hand.

Betriebliche Vorsorge richtig zu planen heißt deshalb weniger, den besten Tarif zu finden, als eine Ordnung zu schaffen: Welche Mitarbeiter bekommen was, über welchen Anbieter, mit welchem Beitrag vom Betrieb, und wer im Betrieb kümmert sich um Eintritt, Austritt und Elternzeit. Diese Ordnung steht in einem Dokument, der Versorgungsordnung, und sie ist der Unterschied zwischen einem Angebot, das im Bewerbungsgespräch zieht, und einem Ordner voller Einzelverträge, die niemand mehr überblickt. Welche fünf Bausteine ein Betrieb darauf aufbauen kann, vom erhöhten Zuschuss bis zur betrieblichen Krankenversicherung, was sie kosten und warum sie Mitarbeiter halten, steht im Beitrag 5 Vorsorgebausteine, mit denen Mittelständler Mitarbeiter langfristig binden.

Warum sich das Thema für den Arbeitgeber rechnet

Es gibt zwei Gründe, und der erste ist keine Frage der Überzeugung. Nach dem Betriebsrentengesetz hat jeder Arbeitnehmer, der in der gesetzlichen Rentenversicherung pflichtversichert ist, Anspruch darauf, Teile seines Gehalts in eine betriebliche Altersvorsorge umzuwandeln, bis zu vier Prozent der Beitragsbemessungsgrenze der allgemeinen Rentenversicherung im Jahr. Der Betrieb muss diese Entgeltumwandlung mit 15 Prozent des umgewandelten Betrags bezuschussen, soweit er durch die Umwandlung Sozialversicherungsbeiträge spart. Diese Pflicht gilt seit 2022 für alle Verträge, auch für die, die vor 2019 abgeschlossen wurden. Wer sie übersieht, hat eine offene Forderung seiner Mitarbeiter im Betrieb, die sich Jahr für Jahr aufbaut.

Der zweite Grund ist Rechnen. Ein Betrieb, der einem Mitarbeiter mehr geben will, hat zwei Wege: eine Gehaltserhöhung oder einen Beitrag in dessen Altersvorsorge. Beide Wege kosten unterschiedlich viel und kommen unterschiedlich an.

Die Tabelle ist eine Beispielrechnung mit gerundeten Werten. Steuerklasse, Kinderfreibeträge und die jährlich angepassten Beitragssätze verschieben die Zahlen, die Größenordnung bleibt: Der Betrieb gibt weniger aus, beim Mitarbeiter kommt fast doppelt so viel an. Dazu kommt, was sich nicht in der Tabelle rechnen lässt. Fachkräfte vergleichen Arbeitgeber nicht mehr nur nach dem Bruttolohn. Eine bAV, die der Betrieb aktiv anbietet und mitfinanziert, ist im Bewerbungsgespräch ein Argument, das ein größerer Wettbewerber mit Tariflohn nicht automatisch hat. Und wer gebunden ist, weil seine Vorsorge mit dem Betrieb wächst, wechselt für 100 Euro mehr Brutto seltener.

Vier Modelle für den Arbeitgeberanteil

Wie viel der Betrieb dazugibt, ist die eigentliche Gestaltungsfrage. Vier Modelle decken fast alle Betriebe ab, und sie lassen sich kombinieren.

Alle vier laufen über denselben Durchführungsweg. Das Gesetz kennt fünf: Direktversicherung, Pensionskasse, Pensionsfonds, Unterstützungskasse und Direktzusage. Für einen mittelständischen Betrieb ist die Direktversicherung in fast allen Fällen der passende Weg. Der Betrieb schließt für den Mitarbeiter eine Rentenversicherung ab, die Beiträge fließen aus dem Bruttogehalt oder vom Betrieb, die Verwaltung liegt beim Versicherer, und der Betrieb trägt keine Rückstellungen in der Bilanz. Unterstützungskasse und Direktzusage sind für Geschäftsführer-Versorgungen und hohe Beiträge gedacht und gehören in die Hand des Steuerberaters.

Was das Gesetz verlangt und was es fördert

Der rechtliche Rahmen ist überschaubar, wenn man ihn auf die Direktversicherung bezieht. Sechs Punkte reichen für die Planung, die Details klärt der Steuerberater.

• Steuer und Sozialabgaben. Beiträge in eine Direktversicherung sind bis zu acht Prozent der Beitragsbemessungsgrenze der allgemeinen Rentenversicherung steuerfrei und bis zu vier Prozent sozialabgabenfrei. Die Grenzen steigen mit der Beitragsbemessungsgrenze jedes Jahr. Wer die Beiträge in der Versorgungsordnung als Prozentsatz festlegt, passt sie automatisch an.
• Zuschusspflicht. 15 Prozent auf jede Entgeltumwandlung, soweit der Betrieb Sozialversicherungsbeiträge spart, seit 2022 auch für Altverträge. Ein Tarifvertrag kann abweichende Regeln vorsehen, deshalb ist die erste Frage in jedem Betrieb: Gilt ein Tarifvertrag, und was sagt er zur Entgeltumwandlung?
• Unverfallbarkeit. Was der Mitarbeiter selbst umwandelt, gehört ihm vom ersten Beitrag an. Den Arbeitgeberanteil behält er, wenn die Zusage mindestens drei Jahre bestand und er beim Ausscheiden mindestens 21 Jahre alt war. Wer früher geht, verliert den Arbeitgeberanteil. Das ist gewollte Bindungswirkung, und sie gehört so in die Versorgungsordnung, dass jeder Mitarbeiter sie kennt.
• Förderung für Geringverdiener. Zahlt der Betrieb für Mitarbeiter unterhalb einer monatlichen Lohngrenze einen eigenen Beitrag ab einem Mindestbetrag im Jahr, erstattet der Staat ihm 30 Prozent davon bis zu einem Höchstbetrag, verrechnet über die Lohnsteueranmeldung. Lohngrenze und Höchstbetrag hat der Gesetzgeber zuletzt angehoben, die aktuellen Werte nennt dir die Lohnbuchhaltung. In Betrieben mit Aushilfen, Auszubildenden und Teilzeitkräften bleibt diese Förderung am häufigsten liegen.
• Rentenphase. Die Leistungen aus der bAV sind steuerpflichtig und in der gesetzlichen Krankenversicherung beitragspflichtig, mit einem Freibetrag. Das gehört ehrlich ins Mitarbeitergespräch, weil die Rechnung trotzdem aufgeht: Der Beitrag fließt aus dem unversteuerten Brutto, die Steuer fällt später und meist zu einem niedrigeren Satz an.
• Einstandspflicht. Der Betrieb steht für die zugesagte Leistung ein, auch wenn der Versicherer sie nicht erbringt. Bei einer Direktversicherung mit garantierter Leistung ist dieses Risiko klein, aber es ist ein Grund, den Anbieter nach Stabilität und Verwaltung auszuwählen und nicht nach der höchsten Prognose im Angebot.

Alle Pflichten des Arbeitgebers im Detail und die aktuellen Zahlen zu Grenzen und Förderbetrag stehen im Leitfaden zur betrieblichen Altersvorsorge für Arbeitgeber. Was das Zweite Betriebsrentenstärkungsgesetz seit 2026 ändert und welche Stichtage bis 2027 zählen, erklärt der Beitrag Betriebsrentenstärkungsgesetz: Was das BRSG II für Arbeitgeber im Mittelstand ändert.

In sechs Schritten zur betrieblichen Vorsorge

Die Reihenfolge ist bewusst gewählt: erst wissen, was da ist, dann entscheiden, was der Betrieb will, dann Anbieter und Papier, und erst dann die Mitarbeiter. Wer mit dem Anbieter anfängt, hat am Ende einen Tarif und keine Ordnung. Wie sich die sechs Schritte auf acht Wochen verteilen, wer im Betrieb was übernimmt und welche Sonderfälle der Ablauf abdecken muss, steht im Beitrag Betriebliche Altersvorsorge einführen: Ein praktischer Ablauf für Arbeitgeber.

1. Den Bestand sichten

Auf eine Liste gehören alle Vorsorgeverträge, die über den Betrieb laufen: Mitarbeiter, Anbieter, Durchführungsweg, monatlicher Beitrag, davon Entgeltumwandlung und Arbeitgeberanteil, Beginn des Vertrags und ob der Zuschuss von 15 Prozent gezahlt wird. Die Lohnbuchhaltung hat diese Daten, aber selten an einem Ort. Dazu zwei Fragen: Gilt für den Betrieb ein Tarifvertrag, und gibt es eine Versorgungsordnung oder eine Betriebsvereinbarung? In den meisten Betrieben mit gewachsenem Bestand ergibt die Liste drei bis fünf Anbieter, mindestens einen Altvertrag ohne Zuschuss und keine Versorgungsordnung. Das ist kein Vorwurf, das ist der Ausgangspunkt.

2. Ziel und Budget festlegen

Drei Ziele sind möglich, und sie führen zu unterschiedlichen Modellen. Wer nur die Pflicht sauber erfüllen will, braucht das Pflichtmodell und eine Versorgungsordnung. Wer die Leute halten will, die er hat, arbeitet mit einem erhöhten Zuschuss, weil er Eigeninitiative belohnt. Wer Fachkräfte gewinnen will, braucht einen arbeitgeberfinanzierten Grundbaustein, weil er in der Stellenanzeige steht und für jeden gilt. Das Budget legst du als Festbetrag je Mitarbeiter oder als Prozentsatz vom Brutto fest, und du entscheidest, ab wann es gilt: nach der Probezeit, nach einem Jahr, für alle oder für bestimmte Gruppen. Unterschiede zwischen Gruppen müssen sachlich begründbar sein, etwa nach Betriebszugehörigkeit, nie nach Sympathie.

3. Modell und Anbieter wählen

Aus Ziel und Budget ergibt sich das Modell aus der Tabelle oben. Der Durchführungsweg ist für Betriebe dieser Größe fast immer die Direktversicherung. Bei der Wahl des Anbieters zählen vier Dinge: die Stabilität des Versicherers, weil der Betrieb für die Zusage einsteht, die Kosten im Tarif, die Verwaltung (Schnittstelle zur Lohnabrechnung, Portal für den Betrieb, vereinfachte Gesundheitsfragen im Kollektiv) und die Frage, wie mit ausscheidenden Mitarbeitern umgegangen wird. Bestehende Verträge bei anderen Anbietern müssen nicht gekündigt werden. Sie laufen weiter oder werden beitragsfrei gestellt, neue Beiträge fließen in den Kollektivvertrag.

4. Versorgungsordnung schreiben und Lohnbuchhaltung einbinden

Die Versorgungsordnung ist ein Dokument von zwei bis vier Seiten, das der Betrieb einseitig erlässt oder mit dem Betriebsrat vereinbart. Sie regelt, wer berechtigt ist, ab wann, über welchen Anbieter und Durchführungsweg, wie hoch Zuschuss und Arbeitgeberbeitrag sind, was bei Elternzeit, Krankheit über die Lohnfortzahlung hinaus und beim Ausscheiden passiert, und wie ein Mitarbeiter seine Entgeltumwandlung beantragt oder ändert. Steuerberater oder Lohnbüro prüfen die Ordnung mit, weil sie die Abrechnung danach ausrichten. Ohne dieses Dokument entscheidet jeder Einzelfall neu, und Gleichbehandlung wird zur Glückssache.

5. Mitarbeiter informieren und beraten lassen

Eine halbe Stunde für alle, in der Frühstückspause oder am Ende der Teambesprechung: Was bietet der Betrieb, was kostet es den Mitarbeiter, was kommt an, wer berät. Danach Einzelgespräche mit einem schriftlichen Angebot, das die persönliche Rechnung zeigt. Wer nicht möchte, bestätigt mit seiner Unterschrift, dass er informiert wurde. Diese Bestätigung schützt den Betrieb später vor der Frage, warum ein Mitarbeiter nichts von seinem Anspruch wusste. Ab hier gehört die bAV in den Onboarding-Ordner für neue Mitarbeiter, in jede Stellenanzeige und in jedes Vorstellungsgespräch, und zwar als Angebot des Betriebs, nicht als Möglichkeit auf Nachfrage.

6. Jährlich nachziehen

Einmal im Jahr, am besten mit dem Jahreswechsel, weil dann die Beitragsbemessungsgrenze steigt: Beiträge bei prozentualen Regeln anpassen, neue Mitarbeiter nach der Probezeit aufnehmen, Ausgeschiedene beim Versicherer melden und die Beiträge einstellen, Zuschüsse auf alle Verträge prüfen, Förderbeträge für Geringverdiener beantragt, Konditionen des Anbieters mit dem Markt vergleichen. Eine Stunde mit Lohnbuchhaltung und Berater, und die Ordnung bleibt eine.

Vorsorge für den Inhaber und den Betrieb selbst

In den Erstgesprächen fällt regelmäßig auf, dass der Betrieb für seine Mitarbeiter besser vorsorgt als für den Inhaber. Als Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH bist du in vielen Fällen nicht in der gesetzlichen Rentenversicherung pflichtversichert, als Einzelunternehmer ebenfalls nicht. Deine Altersvorsorge, deine Absicherung bei Berufsunfähigkeit, dein Einkommen bei langer Krankheit und deine Krankenversicherung sind eigene Entscheidungen, die niemand für dich trifft.

Für Geschäftsführer gibt es eigene Wege über den Betrieb, von der Direktversicherung bis zur Unterstützungskasse. Steuerlich gelten dabei strengere Regeln als bei Mitarbeitern, etwa zur Wartezeit nach der Gründung, zur Erdienbarkeit bis zum Rentenalter und zur Angemessenheit der Zusage. Diese Fragen gehören zwischen Steuerberater und Berater geklärt, bevor ein Vertrag unterschrieben wird. Für den Betrieb selbst gibt es eine dritte Vorsorgefrage: Was passiert mit Löhnen, Miete und Raten, wenn Maschinen oder Räume nach einem Brand oder Wasserschaden ausfallen? Das ist der Job der Ertragsausfallversicherung, und wie du ihren Bedarf aus der BWA ermittelst, steht im Beitrag Sachversicherung oder Ertragsausfall: Welche Absicherung braucht dein Betrieb?.

Fünf Fehler, die Betriebe Geld und Vertrauen kosten

1. Der Zuschuss auf Altverträge wird nicht gezahlt. Die Entgeltumwandlung läuft seit Jahren, der Zuschuss von 15 Prozent seit 2022 nicht. Jeder betroffene Mitarbeiter hat eine Forderung gegen den Betrieb, und sie wächst mit jedem Monat.
2. Jeder Mitarbeiter bringt seinen eigenen Vertrag mit. Nach ein paar Jahren verwaltet die Lohnbuchhaltung ein halbes Dutzend Anbieter mit unterschiedlichen Verfahren. Fehler bei Austritten und Beitragsänderungen sind dann keine Frage des Ob.
3. Die bAV passiert nur auf Nachfrage. Der Betrieb zahlt Zuschüsse, aber niemand weiß es, weder die Belegschaft noch die Bewerber. Der teuerste Fehler, weil er das Geld ausgibt und den Nutzen liegen lässt.
4. Der Tarifvertrag wurde nicht geprüft. Manche Tarifverträge schränken die Entgeltumwandlung aus Tariflohn ein oder sehen eigene Versorgungswerke und Zuschussregeln vor. Eine Versorgungsordnung, die dagegen läuft, ist im Streitfall wertlos.
5. Ausgeschiedene Mitarbeiter werden nicht abgewickelt. Der Vertrag läuft auf den Betrieb weiter, Beiträge werden Monate weitergezahlt oder der Mitarbeiter bekommt keine Mitteilung, was er mit seinem Vertrag tun kann. Der Austritt gehört als Ablauf in die Versorgungsordnung.

Häufige Fragen

Muss ich als Arbeitgeber eine betriebliche Altersvorsorge anbieten?

Du musst keinen eigenen Beitrag zahlen, aber du musst die Entgeltumwandlung ermöglichen: Jeder pflichtversicherte Mitarbeiter hat nach dem Betriebsrentengesetz Anspruch darauf, Teile seines Gehalts in eine betriebliche Altersvorsorge umzuwandeln, und der Betrieb muss diesen Betrag mit 15 Prozent bezuschussen, soweit er dabei Sozialversicherungsbeiträge spart. Gilt ein Tarifvertrag, kann er eigene Regeln vorsehen.

Was kostet eine arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge den Betrieb?

Innerhalb der gesetzlichen Grenzen genau den Beitrag, den du zusagst, ohne Sozialabgaben obendrauf, und der Beitrag ist Betriebsausgabe. Bei 50 Euro im Monat für zehn Mitarbeiter sind das 6.000 Euro im Jahr. Für Mitarbeiter unterhalb der Lohngrenze für Geringverdiener erstattet der Staat dem Betrieb 30 Prozent seines Beitrags bis zu einem Höchstbetrag über die Lohnsteueranmeldung.

Gilt der Zuschuss von 15 Prozent auch für alte Verträge?

Ja. Für Entgeltumwandlungen, die seit 2019 vereinbart wurden, gilt die Zuschusspflicht von Beginn an, für alle älteren Vereinbarungen seit 2022. Ein Tarifvertrag kann davon abweichen. Wer den Zuschuss auf Altverträge bisher nicht zahlt, hat eine offene Forderung seiner Mitarbeiter im Betrieb und sollte das mit dem Steuerberater nachholen.

Was passiert mit der bAV, wenn ein Mitarbeiter den Betrieb verlässt?

Was der Mitarbeiter selbst aus seinem Gehalt umgewandelt hat, gehört ihm sofort. Den Arbeitgeberanteil behält er, wenn die Zusage mindestens drei Jahre bestand und er beim Ausscheiden mindestens 21 Jahre alt war. Den Vertrag kann er zum neuen Arbeitgeber mitnehmen, privat weiterführen oder beitragsfrei stellen. Der alte Betrieb meldet den Austritt dem Versicherer und stellt die Beitragszahlung ein.

Kann ich die bAV zusammen mit den Gewerbeversicherungen prüfen lassen?

Ja, das ist der Normalfall im Versicherungs-Check. Wir sehen uns Haftpflicht, Sachversicherung, Ertragsausfall, Cyber und die betriebliche Vorsorge in einem Termin an, weil sie zusammen ein Konzept bilden und weil die Vorsorge im Bestand oft nur als Stapel Einzelverträge existiert. Du musst dafür nichts kündigen, der Check ist unverbindlich.

Der nächste Schritt

Bitte deine Lohnbuchhaltung heute um die Liste aus Schritt 1: alle Vorsorgeverträge über den Betrieb, mit Anbieter, Beitrag und der Spalte „Zuschuss gezahlt". Diese eine Seite zeigt dir, ob du eine Ordnung hast oder einen Ordner, und sie ist die Grundlage für jedes weitere Gespräch. Wie die betriebliche Vorsorge mit Haftpflicht, Sachversicherung, Ertragsausfall und Cyber zu einem Konzept für deinen Betrieb wird, steht im Leitfaden zur Gewerbeversicherung für den Mittelstand. Richtig abgesichert. Nicht nur irgendwo versichert.

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