5 Vorsorgebausteine, mit denen Mittelständler Mitarbeiter langfristig binden

Fünf Kurzurteile vorweg, falls du nur eine Minute hast:

• Kleinstes Budget: der erhöhte Zuschuss zur Entgeltumwandlung (Baustein 1).
• Stärkstes Argument in der Stellenanzeige: der arbeitgeberfinanzierte Grundbaustein (Baustein 2).
• Für körperlich arbeitende Belegschaften: Berufsunfähigkeitsschutz über den Betrieb (Baustein 3).
• Am schnellsten im Alltag spürbar: die betriebliche Krankenversicherung (Baustein 4).
• Für Mitarbeiter mit Familie: der Hinterbliebenenschutz (Baustein 5).

Alle fünf Bausteine setzen voraus, dass der Betrieb seine Grundlage geklärt hat: den Anspruch jedes Mitarbeiters auf Entgeltumwandlung, den Pflichtzuschuss von 15 Prozent und eine Versorgungsordnung, die für alle dieselben Regeln festlegt. Was dahinter steht, von den vier Modellen für den Arbeitgeberanteil bis zur Rechnung Gehaltserhöhung gegen bAV-Beitrag, erklärt der Beitrag Betriebliche Vorsorge für Mittelstand und Mitarbeiter richtig planen. Hier geht es darum, welche Leistung welche Wirkung hat.

1. Erhöhter Zuschuss zur Entgeltumwandlung

Der Baustein mit dem kleinsten Budget und der schnellsten Umsetzung.

So funktioniert er: Der Mitarbeiter wandelt einen Teil seines Bruttogehalts in eine betriebliche Altersvorsorge um, meist als Direktversicherung. Das Gesetz verpflichtet den Betrieb, 15 Prozent des umgewandelten Betrags dazuzugeben, soweit er dadurch Sozialversicherungsbeiträge spart. Der Baustein beginnt oberhalb dieser Pflicht: Der Betrieb gibt 25, 30 oder 50 Prozent, meist bis zu einem Höchstbetrag im Monat, damit das Budget planbar bleibt.

Was er den Betrieb kostet: Nur die Differenz zwischen Pflichtzuschuss und gewähltem Satz, und nur für die Mitarbeiter, die tatsächlich umwandeln. Bei einer Umwandlung von 100 Euro und einem Zuschuss von 30 Prozent zahlt der Betrieb 30 Euro statt 15, also 15 Euro mehr im Monat je teilnehmendem Mitarbeiter. Der Betrag ist innerhalb der gesetzlichen Grenzen frei von Sozialabgaben und als Betriebsausgabe absetzbar.

Warum er bindet: Der Zuschuss steht jeden Monat auf der Gehaltsabrechnung, direkt neben dem eigenen Beitrag. Wer sieht, dass sein Betrieb auf jeden Euro Vorsorge 30 Cent legt, rechnet beim nächsten Angebot eines Wettbewerbers diesen Posten mit. Und der Baustein belohnt genau die Mitarbeiter, die von sich aus vorsorgen, das sind meist die, die ein Betrieb halten will.

Passt zu: jedem Betrieb als Einstieg, besonders wenn das Budget noch nicht für einen festen Beitrag für alle reicht. Der Baustein hat eine Schwäche: Er erreicht nur, wer mitmacht. In vielen Betrieben wandeln weniger als die Hälfte der Mitarbeiter Gehalt um, und die anderen sehen von der Leistung nichts.

2. Arbeitgeberfinanzierter Grundbaustein zur Altersvorsorge

Der Baustein, der in der Stellenanzeige steht und am längsten wirkt.

So funktioniert er: Der Betrieb zahlt jedem berechtigten Mitarbeiter einen festen Betrag oder Prozentsatz vom Gehalt in dessen betriebliche Altersvorsorge, ohne Eigenbeitrag, meist ab dem Ende der Probezeit. Die Regeln stehen in der Versorgungsordnung: wer berechtigt ist, ab wann, wie viel, und ob der Betrag mit den Jahren im Betrieb steigt. Läuft der Grundbaustein über denselben Kollektivvertrag wie die Entgeltumwandlung, entsteht keine zweite Verwaltung.

Was er den Betrieb kostet: Den vollen Beitrag, für alle Berechtigten, jeden Monat. Bei 50 Euro je Mitarbeiter und zwanzig Berechtigten sind das 12.000 Euro im Jahr, ohne Sozialabgaben und als Betriebsausgabe absetzbar. Für Mitarbeiter unterhalb der Lohngrenze für Geringverdiener erstattet der Staat dem Betrieb einen Teil des Beitrags über die Lohnsteueranmeldung. Dieselben 12.000 Euro als Gehaltserhöhung verteilt kosten den Betrieb mit dem Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung rund ein Fünftel mehr, und beim Mitarbeiter kommt netto etwa die Hälfte an.

Warum er bindet: Zweifach. Erstens wächst der Baustein mit jedem Jahr im Betrieb, und eine Staffel nach Betriebszugehörigkeit, etwa 50 Euro ab der Probezeit, 75 Euro ab dem dritten und 100 Euro ab dem fünften Jahr, macht das Bleiben rechenbar. Zweitens sichert das Gesetz arbeitgeberfinanzierte Anwartschaften erst, wenn die Zusage mindestens drei Jahre bestand und der Mitarbeiter beim Ausscheiden mindestens 21 Jahre alt war. Wer vorher geht, lässt den Anspruch aus dem Grundbaustein zurück. Das ist kein Trick, sondern Betriebsrentengesetz, und der Mitarbeiter kennt es aus dem Beratungsgespräch.

Passt zu: Betrieben, die Fachkräfte gewinnen müssen und gegen größere Wettbewerber mit Tariflohn antreten. „Betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberbeitrag ab der Probezeit" ist ein Satz, der in einer Stellenanzeige gelesen wird. Wie der Grundbaustein in acht Wochen eingeführt wird, von der Versorgungsordnung bis zur ersten Lohnabrechnung, steht im Beitrag Betriebliche Altersvorsorge einführen: Ein praktischer Ablauf für Arbeitgeber.

3. Berufsunfähigkeitsschutz über den Betrieb

Der Baustein, den Mitarbeiter im Handwerk privat oft gar nicht bekommen.

So funktioniert er: Der Betrieb organisiert für seine Mitarbeiter eine Absicherung der Arbeitskraft, als Baustein der betrieblichen Altersvorsorge mit einer monatlichen Rente bei Berufsunfähigkeit oder als eigener Vertrag über den Betrieb. Der Beitrag kommt vom Betrieb, vom Mitarbeiter per Entgeltumwandlung oder von beiden. Der Vorteil eines Kollektivvertrags liegt in der Gesundheitsprüfung: Ab einer bestimmten Zahl von Teilnehmern reichen den Versicherern wenige Fragen statt der vollständigen Prüfung, die im Privatvertrag üblich ist.

Was er den Betrieb kostet: Einen Beitrag je Mitarbeiter, der von Alter, Tätigkeit und Höhe der versicherten Rente abhängt. Ein Dachdecker ist teurer als eine Buchhalterin, und genau darin liegt der Wert des Bausteins. Läuft er über die bAV, gelten dieselben steuerlichen Grenzen wie für den Grundbaustein, die konkrete Behandlung klärt der Steuerberater.

Warum er bindet: Wer als Tischler, Installateur oder Pflegekraft privat eine Berufsunfähigkeitsversicherung beantragt, zahlt hohe Beiträge oder bekommt wegen des Rückens, der Knie oder einer alten Diagnose eine Ablehnung. Ein Schutz, den es nur über diesen Betrieb mit vereinfachten Gesundheitsfragen gibt, ist beim Wechsel nicht einfach mitzunehmen. Der Mitarbeiter weiß das, und der Betrieb sollte es im Gespräch sagen, ohne Druck, als Tatsache.

Passt zu: Handwerk, Produktion, Logistik, Pflege und jedem Betrieb, in dem Menschen mit den Händen arbeiten. In einem Büro ist die Berufsunfähigkeit seltener und der Privatvertrag günstiger, dort zieht der Baustein weniger.

4. Betriebliche Krankenversicherung

Der Baustein, den jeder im Betrieb kennt, weil er mehrmals im Jahr genutzt wird.

So funktioniert er: Der Betrieb schließt für seine Mitarbeiter eine Krankenzusatzversicherung ab und zahlt den Beitrag. Verbreitet ist ein Budget-Tarif: Jeder Mitarbeiter hat im Jahr einen festen Betrag, den er für Zahnbehandlung und Zahnersatz, Sehhilfen, Vorsorgeuntersuchungen, Heilpraktiker oder Physiotherapie einsetzen kann. Alternativ gibt es Tarife mit festen Leistungen, etwa Zahnersatz oder Chefarztbehandlung im Krankenhaus. Gesundheitsfragen entfallen ab einer Mindestzahl an Teilnehmern, Wartezeiten meist auch.

Was er den Betrieb kostet: Einen festen Monatsbeitrag je Mitarbeiter, unabhängig von Alter und Vorerkrankungen, bei Budget-Tarifen oft im Bereich von 15 bis 40 Euro. Die Beiträge gelten als Sachbezug und bleiben innerhalb der monatlichen Sachbezugsfreigrenze steuer- und beitragsfrei, darüber laufen sie über die Lohnabrechnung oder werden pauschal versteuert. Wie das im Einzelfall aussieht, gehört auf den Tisch des Steuerberaters, bevor der Vertrag unterschrieben wird.

Warum er bindet: Die Altersvorsorge zahlt in dreißig Jahren, die betriebliche Krankenversicherung beim nächsten Zahnarzttermin. Mitarbeiter erzählen sich in der Pause, dass die Brille vom Betrieb bezahlt wurde, und Bewerber hören es im zweiten Gespräch. Kein anderer Baustein ist so oft im Alltag sichtbar. Und weil er für alle gleich ist, vom Auszubildenden bis zum Meister, streitet niemand über Gerechtigkeit.

Passt zu: Betrieben, die eine Leistung für die ganze Belegschaft wollen, auch für die, die keine Entgeltumwandlung machen. Für Betriebe mit vielen Teilzeitkräften und Auszubildenden ist er oft der erste Baustein, weil der Beitrag nicht vom Gehalt abhängt.

5. Hinterbliebenenschutz für Mitarbeiter mit Familie

Der Baustein, der am wenigsten kostet und am meisten über den Betrieb sagt.

So funktioniert er: Stirbt ein Mitarbeiter während des Arbeitsverhältnisses, erhalten Partner oder Kinder eine Leistung: als Hinterbliebenenrente oder Kapitalzahlung aus der betrieblichen Altersvorsorge oder als eigene Risikoabsicherung über den Betrieb. In der bAV ist das ein Baustein der Direktversicherung, den der Betrieb für alle Berechtigten einschließt. Die gesetzliche Witwen- und Waisenrente ersetzt nur einen Teil des Einkommens, und das erst nach Wartezeiten.

Was er den Betrieb kostet: Einen kleinen Beitrag je Mitarbeiter, weil die Wahrscheinlichkeit des Falls niedrig ist. Als Teil der bAV läuft er im selben steuerlichen Rahmen, als eigener Vertrag über den Betrieb gilt eine gesonderte Behandlung, die der Steuerberater prüft. Bei Kollektivverträgen entfallen die Gesundheitsfragen ab einer Mindestteilnehmerzahl ganz oder werden auf wenige Punkte reduziert.

Warum er bindet: Nicht über die Rechnung, sondern über die Haltung. Ein Mitarbeiter mit zwei Kindern und einer Baufinanzierung merkt sich den Betrieb, der diesen Fall mitgedacht hat, bevor er selbst daran gedacht hat. In den Einzelgesprächen zur bAV ist der Hinterbliebenenschutz der Punkt, an dem die Beratung vom Rechnen ins Persönliche wechselt, und an dem Mitarbeiter am häufigsten sagen, dass sie das so nicht erwartet hätten.

Passt zu: Belegschaften mit vielen Familien und Alleinverdienern, und zu Betrieben, in denen der Inhaber seine Leute seit Jahren kennt. In einem jungen Team ohne Kinder ist der Baustein weniger wichtig, dort geht das Budget besser in Baustein 2 oder 4.

Wie du die Bausteine kombinierst

Kein Betrieb braucht alle fünf, und fast kein Betrieb kommt mit einem aus. Drei Profile, wie wir sie im Versicherungs-Check häufig sehen:

• Handwerksbetrieb mit acht Leuten, zwei Auszubildende, Fachkräftemangel: Baustein 2 mit Staffel nach Betriebszugehörigkeit als Argument für die Stellenanzeige, dazu Baustein 3, weil die Leute auf dem Dach und unter der Decke arbeiten. Baustein 1 gibt es obendrauf für die, die selbst umwandeln.
• Handelsbetrieb mit 25 Mitarbeitern, viel Teilzeit, wenig Fluktuation im Lager, hohe im Büro: Baustein 4 für alle, weil er nicht vom Gehalt abhängt und jeder ihn nutzt, dazu Baustein 1 als günstiger Anreiz zur Eigenvorsorge. Baustein 2 kommt später, wenn das Budget wächst.
• Agentur oder Beratung mit 15 Angestellten, junges Team, Wettbewerb um Absolventen: Baustein 2 mit einem klaren Betrag ab der Probezeit und Baustein 4, weil beides in der Stellenanzeige steht. Baustein 3 und 5 werden mit dem Team älter und kommen dann dazu.

Die Reihenfolge ist in allen drei Fällen dieselbe: erst die Grundlage mit Versorgungsordnung und einem Anbieter für alle, dann der Baustein, der zum größten Schmerz des Betriebs passt, dann jährlich prüfen, ob der nächste dran ist. Was der Betrieb tut, muss die Belegschaft wissen. Eine Leistung, die nur in der Lohnbuchhaltung bekannt ist, bindet niemanden.

Häufige Fragen

Sind Vorsorgeleistungen für Mitarbeiter steuerlich günstiger als eine Gehaltserhöhung?

Für die betriebliche Altersvorsorge ja: Beiträge des Betriebs sind innerhalb der gesetzlichen Grenzen steuer- und sozialversicherungsfrei und als Betriebsausgabe absetzbar, während eine Gehaltserhöhung den Betrieb den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung zusätzlich kostet. Beiträge zu einer betrieblichen Krankenversicherung gelten als Sachbezug und bleiben innerhalb der monatlichen Sachbezugsfreigrenze steuer- und beitragsfrei, darüber laufen sie über die Lohnabrechnung. Für Berufsunfähigkeits- und Hinterbliebenenschutz hängt die Behandlung davon ab, ob sie als Teil der bAV oder als eigener Vertrag laufen. Die Grenzen ändern sich jährlich, die konkrete Rechnung für deinen Betrieb macht der Steuerberater.

Was passiert mit den Vorsorgebausteinen, wenn ein Mitarbeiter den Betrieb verlässt?

Alles, was der Mitarbeiter aus eigenem Gehalt in die bAV eingezahlt hat, gehört ihm sofort und geht mit. Arbeitgeberfinanzierte Anwartschaften bleiben erhalten, wenn die Zusage mindestens drei Jahre bestand und der Mitarbeiter beim Ausscheiden mindestens 21 Jahre alt war; wer früher geht, verliert den Anspruch aus dem Grundbaustein. Berufsunfähigkeitsschutz, Hinterbliebenenschutz und betriebliche Krankenversicherung enden in der Regel mit dem Arbeitsverhältnis, viele Tarife erlauben dem Mitarbeiter, den Vertrag privat weiterzuführen. Diese Regeln gehören in die Versorgungsordnung, damit der Austritt kein Einzelfall wird.

Muss ich allen Mitarbeitern dieselben Vorsorgeleistungen anbieten?

Der Anspruch auf Entgeltumwandlung mit dem Pflichtzuschuss von 15 Prozent gilt für alle Mitarbeiter, die in der gesetzlichen Rentenversicherung pflichtversichert sind. Bei allem, was der Betrieb freiwillig dazugibt, gilt der Gleichbehandlungsgrundsatz: Unterschiede zwischen Gruppen sind erlaubt, wenn sie sachlich begründet sind, etwa nach Betriebszugehörigkeit, Beschäftigungsart oder Wartezeit nach der Probezeit, nie nach Person. Eine Staffel, die den Grundbaustein mit den Jahren im Betrieb wachsen lässt, ist ein solcher sachlicher Grund und gleichzeitig das stärkste Bindungsinstrument. Die Regeln stehen in der Versorgungsordnung.

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Diese Liste ist der Auswahlteil. Was das Gesetz zur betrieblichen Vorsorge verlangt und fördert, wie die vier Modelle für den Arbeitgeberanteil funktionieren und welche fünf Fehler Betriebe Geld und Vertrauen kosten, steht in der Übersicht Betriebliche Vorsorge für Mittelstand und Mitarbeiter richtig planen. Wer sich für Baustein 1 oder 2 entschieden hat, findet den Ablauf in acht Wochen mit Zuständigkeiten für Inhaber, Lohnbuchhaltung, Steuerberater und Berater im Beitrag Betriebliche Altersvorsorge einführen: Ein praktischer Ablauf für Arbeitgeber.

Der nächste Schritt

Nimm deine Mitarbeiterliste und schreib hinter jeden Namen, welcher der fünf Bausteine für diese Person am meisten zählen würde. Das Ergebnis zeigt dir in zehn Minuten, wo dein Betrieb anfangen sollte, und genau damit beginnt der Versicherungs-Check zur betrieblichen Vorsorge: Wir rechnen die Bausteine für deine Belegschaft durch, zeigen Kosten und Wirkung nebeneinander und bauen daraus ein Angebot, das in die Stellenanzeige und ins Jahresgespräch passt. Du musst dafür nichts kündigen. Richtig abgesichert. Nicht nur irgendwo versichert.

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