bAV-Informationspflicht des Arbeitgebers: Was du erklären musst und was nicht

Muss der Arbeitgeber über die bAV informieren?

Die Informationspflicht des Arbeitgebers in der bAV umfasst den schriftlichen Nachweis des Versorgungsträgers nach dem Nachweisgesetz, die Auskunft auf Verlangen des Mitarbeiters nach § 4a BetrAVG und beim Optionssystem das Angebot in Textform. Eine allgemeine Pflicht, jeden Mitarbeiter ungefragt über Entgeltumwandlung, Zuschuss und Förderung zu beraten, steht in keinem dieser Gesetze. Den Anspruch auf Entgeltumwandlung muss der Mitarbeiter nach § 1a Abs. 1 BetrAVG selbst verlangen.

Die Informationspflicht ist eine der Haftungsfallen, die der Beitrag bAV-Haftung für Arbeitgeber: Wo du für die Zusage einstehst und wie du die Fallen schließt im Überblick zeigt. Fehlende oder falsche Angaben fallen im laufenden Betrieb kaum auf. Sie werden teuer, wenn ein Mitarbeiter Jahre später seine Rente mit dem vergleicht, was ihm erklärt wurde. Der Anspruch auf Leistungen aus der bAV verjährt erst nach 30 Jahren (§ 18a BetrAVG), entsprechend lange solltest du belegen können, was du wann mitgeteilt hast.

Wer wen wann worüber informiert

Die Pflichten verteilen sich auf dich und den Anbieter. Die Tabelle zeigt die Anlässe, Grundlage ist jeweils der Gesetzestext mit Stand Oktober 2026.

Bei der Direktversicherung bist du als Arbeitgeber Versicherungsnehmer. Die Standmitteilung geht deshalb an dich. Vereinbare mit dem Versicherer, dass der Mitarbeiter sie direkt erhält, oder gib sie weiter, damit er seinen Stand kennt, ohne dich fragen zu müssen.

Was in den Nachweis der Arbeitsbedingungen gehört

Die bAV gehört zu den wesentlichen Arbeitsbedingungen, die du nachweisen musst. Sagst du eine Versorgung über einen Versorgungsträger zu, also über Direktversicherung, Pensionskasse, Pensionsfonds oder Unterstützungskasse, nennst du im Nachweis dessen Name und Anschrift (§ 2 Abs. 1 Satz 7 Nr. 13 NachwG). Die Pflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger selbst zu dieser Information verpflichtet ist. Pensionskassen müssen Name, Anschrift, Rechtsform und Sitz bei Beginn des Versorgungsverhältnisses mitteilen (§ 234m Abs. 1 VAG), für Pensionsfonds gilt das entsprechend. Bei der Direktversicherung erfüllt der Versicherer seine Informationspflichten gegenüber dir als Versicherungsnehmer, und für die Unterstützungskasse gelten diese Vorschriften nicht. Am einfachsten nimmst du die Angabe deshalb in jedem Fall in den Nachweis auf.

Der Nachweis darf auch in Textform erstellt und elektronisch übermittelt werden, wenn der Mitarbeiter das Dokument speichern und ausdrucken kann und du ihn um einen Empfangsnachweis bittest. Für Arbeitnehmer in bestimmten Branchen, die das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz nennt, bleibt es bei der unterschriebenen Papierform. Für Arbeitsverhältnisse, die schon vor dem 1. August 2022 bestanden, musst du den Nachweis nur auf Verlangen nachholen, für die bAV-Angabe binnen eines Monats (§ 5 NachwG). Fehlt der Nachweis oder kommt er zu spät, ist das eine Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße bis 2.000 Euro (§ 4 NachwG).

Auskunft auf Verlangen nach § 4a BetrAVG

Fragt ein Mitarbeiter nach, musst du oder der Versorgungsträger ihm mitteilen:

• ob und wie er eine Anwartschaft erwirbt,
• wie hoch sein Anspruch aus der bisherigen Anwartschaft ist und bei Erreichen der Altersgrenze voraussichtlich sein wird,
• wie sich ein Ende des Arbeitsverhältnisses auf die Anwartschaft auswirkt und
• wie sie sich danach entwickelt.

Ausgeschiedene Mitarbeiter können die Höhe ihrer Anwartschaft und den Übertragungswert erfragen, den sie zu einem neuen Arbeitgeber mitnehmen können (§ 4 Abs. 3 BetrAVG). Die Auskunft muss verständlich, in Textform und in angemessener Frist kommen. Textform heißt eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger (§ 126b BGB), eine E-Mail mit PDF genügt also.

Bei Direktversicherung, Pensionskasse und Pensionsfonds lässt du die Zahlen vom Anbieter rechnen. Er kennt Beiträge, Überschüsse und Rechnungsgrundlagen, du reichst die Auskunft nur weiter. Bei Direktzusage und Unterstützungskasse liegt die Berechnung bei dir, in der Praxis beim Versicherungsmathematiker oder der Kasse. Nenne in keinem Fall eigene Rentenbeträge aus dem Gedächtnis, auch nicht mündlich im Flur.

Was du nicht erklären musst

Du musst keinem Mitarbeiter ungefragt erklären, wie die Entgeltumwandlung funktioniert oder welcher Tarif sich für ihn lohnt. Beratung zu seiner persönlichen Steuer, seiner Krankenversicherung im Alter oder seiner gesetzlichen Rente gehört nicht zu deinen Pflichten. Über die Beitragspflicht der späteren Leistungen in der Kranken- und Pflegeversicherung muss etwa die Pensionskasse allgemein informieren (§ 234m Abs. 1 Nr. 6 VAG).

Freiwillig zu informieren kann sich trotzdem lohnen, weil eine gut erklärte bAV bei der Mitarbeiterbindung hilft. Wer freiwillig informiert, sollte aber richtig und vollständig informieren. Im Arbeitsverhältnis bist du zur Rücksicht auf die Interessen des Mitarbeiters verpflichtet (§ 241 Abs. 2 BGB), und wer eine Pflicht verletzt, schuldet Ersatz des Schadens (§ 280 Abs. 1 BGB). Ob eine falsche Auskunft im Einzelfall einen Anspruch auslöst, klärst du mit einem Anwalt für Arbeitsrecht. Der sichere Weg ist, Infoveranstaltungen und Unterlagen mit dem Anbieter oder einem Berater zu machen und Zahlen nur aus dessen Unterlagen zu nennen.

Eine Ausnahme vom Grundsatz „nur auf Verlangen“ ist das Optionssystem. Führst du per Betriebsvereinbarung eine automatische Entgeltumwandlung ein, gilt das Angebot nur dann als angenommen, wenn es in Textform, mindestens drei Monate vor der ersten Fälligkeit und mit deutlichem Hinweis auf Betrag und Widerspruchsrecht kam. Wie das Modell funktioniert, zeigt der Beitrag Opting-out in der bAV.

In fünf Schritten zur sauberen bAV-Information

1. Bestand an Zusagen und Anbietern erfassen. Liste für jeden Mitarbeiter mit bAV auf, über welchen Durchführungsweg und welchen Anbieter sie läuft und seit wann. Ohne diese Liste kannst du weder den Nachweis noch eine Auskunft richtig erteilen.
2. Nachweis um den Versorgungsträger ergänzen. Nimm Name und Anschrift des Versorgungsträgers in den Nachweis der Arbeitsbedingungen neuer Mitarbeiter auf und teile jeden Wechsel des Anbieters spätestens an dem Tag mit, an dem er wirksam wird.
3. Zuständigkeit für Auskünfte festlegen. Bestimme, wer im Betrieb Anfragen zur bAV annimmt, und vereinbare mit dem Anbieter, dass er Hochrechnungen und Werte in Textform liefert. Eigene Rentenbeträge nennst du nicht.
4. Anbieter-Post weiterleiten. Sorge dafür, dass Standmitteilungen und Renteninformationen beim Mitarbeiter ankommen, bei der Direktversicherung am besten direkt vom Versicherer.
5. Alles in der Personalakte ablegen. Bewahre Nachweis, Entgeltumwandlungsvereinbarung, Empfangsbestätigungen, Auskünfte und einen Vermerk über abgelehnte Angebote auf, solange Ansprüche aus der Zusage bestehen können.

Lehnt ein Mitarbeiter ein Angebot zur Entgeltumwandlung ab, schreibt das Gesetz keine Verzichtserklärung vor. Ein kurzer Vermerk mit Datum, dass er das Angebot und die Unterlagen erhalten hat, hilft dir aber, wenn die Frage Jahre später wieder auftaucht. Wo der Vermerk hingehört, regelt am besten die Versorgungsordnung, die der Haftungs-Beitrag im Abschnitt Was eine Versorgungsordnung regelt beschreibt.

Häufige Fragen

Muss ich Mitarbeiter von mir aus auf die Entgeltumwandlung hinweisen?

Eine ausdrückliche gesetzliche Pflicht dazu gibt es nicht. § 1a BetrAVG gibt dem Mitarbeiter einen Anspruch, den er verlangen muss. Ausnahme ist das Optionssystem nach § 20 BetrAVG, bei dem du das Angebot selbst in Textform machst. Wenn du freiwillig informierst, müssen die Angaben stimmen.

Muss die bAV im Arbeitsvertrag stehen?

Sagst du eine bAV über einen Versorgungsträger zu, gehören Name und Anschrift dieses Trägers in den Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen, spätestens einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses (§ 2 Abs. 1 NachwG). Die Pflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger selbst zu dieser Information verpflichtet ist.

In welcher Form muss ich Auskunft zur bAV geben?

Nach § 4a Abs. 4 BetrAVG verständlich, in Textform und in angemessener Frist. Textform heißt eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, also auch eine E-Mail oder ein PDF. Erteilen kannst du die Auskunft selbst oder über den Versorgungsträger.

Was droht, wenn der Nachweis fehlt?

Wer die wesentlichen Vertragsbedingungen nicht, nicht richtig oder nicht rechtzeitig aushändigt, handelt nach § 4 NachwG ordnungswidrig, die Geldbuße beträgt bis zu 2.000 Euro. Schwerer wiegt oft, dass im Streit über die Zusage später Belege fehlen.

Weiterlesen

• bAV-Haftung für Arbeitgeber: Wo du für die Zusage einstehst und wie du die Fallen schließt, für alle acht Haftungsfallen und die Versorgungsordnung.
• Opting-out in der bAV, wenn du die Entgeltumwandlung automatisch anbieten willst.
• Betriebliche Altersvorsorge einführen: Ein praktischer Ablauf für Arbeitgeber, für Lohnarten, Formulare und den Start im Betrieb.

Der nächste Schritt

Nimm dir die Liste aus Schritt 1 vor und prüfe bei den drei zuletzt eingestellten Mitarbeitern, ob Name und Anschrift des Versorgungsträgers im Nachweis stehen. Im Versicherungs-Check zur bAV ordnen wir jedem Vertrag Weg und Anbieter zu, klären, wer Standmitteilungen bekommt, und bereiten Auskünfte so vor, dass sie zu den Verträgen passen. Richtig abgesichert. Nicht nur irgendwo versichert.

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