bAV-Haftung für Arbeitgeber: Wo du für die Zusage einstehst und wie du die Fallen schließt

Was bedeutet die Haftung des Arbeitgebers in der bAV?

Die Haftung des Arbeitgebers in der bAV, auch Einstandspflicht oder Subsidiärhaftung genannt, bedeutet: Du schuldest dem Mitarbeiter die Leistung, die du ihm zugesagt hast, und zwar unabhängig davon, ob ein externer Versorgungsträger sie auszahlt. So steht es in § 1 Abs. 1 Satz 3 BetrAVG: Der Arbeitgeber steht für die Erfüllung der von ihm zugesagten Leistungen auch dann ein, wenn die Durchführung nicht unmittelbar über ihn erfolgt.

Solange der Versicherer, die Kasse oder der Fonds genau das zahlt, was du versprochen hast, merkst du von dieser Pflicht nichts. Sie greift erst, wenn zwischen deiner Zusage und der tatsächlichen Leistung eine Lücke entsteht. Diese Lücke musst du dann aus eigenen Mitteln schließen. Wie die Haftung mit Pflichten, Kosten, Zuschuss und Durchführungswegen zusammenhängt, ordnet der Leitfaden zur betrieblichen Altersvorsorge für Arbeitgeber.

Eine Ausnahme kennt das Gesetz. Bei der reinen Beitragszusage, die nur über einen Tarifvertrag oder auf seiner Grundlage möglich ist, entfällt die Einstandspflicht (§ 1 Abs. 2 Nr. 2a BetrAVG). Dieses Sozialpartnermodell beschreibt der Beitrag Betriebsrentenstärkungsgesetz: Was das BRSG II für Arbeitgeber im Mittelstand ändert. Für fast alle Zusagen im Mittelstand gilt die Haftung voll.

Warum die Haftung Chefsache ist

Haftungsfälle in der bAV entstehen leise. Ein Zuschuss, der nicht fließt, ein Austritt, der nicht gemeldet wird, eine Pensionskasse, die ihre Leistungen herabsetzt: Nichts davon fällt im laufenden Betrieb auf. Sichtbar wird die Lücke meist erst, wenn der Mitarbeiter in Rente geht und seine Leistung mit der Zusage vergleicht.

Dann ist es oft zu spät für eine günstige Lösung. Der Anspruch auf Leistungen aus der bAV verjährt erst in 30 Jahren (§ 18a BetrAVG). Ein Fehler aus dem Jahr 2015 kann also noch 2045 Geld kosten, auch nach einem Verkauf oder einer Übergabe des Betriebs an die nächste Generation.

Dazu kommt ein Punkt, der oft übersehen wird. Eine Versorgungsverpflichtung kann auch ohne ausdrückliche schriftliche Zusage entstehen. Nach § 1b Abs. 1 Satz 4 BetrAVG stehen Versorgungsverpflichtungen aus betrieblicher Übung oder aus dem Grundsatz der Gleichbehandlung einer ausdrücklichen Zusage gleich. Wer einzelnen Mitarbeitern über Jahre einen Arbeitgeberbeitrag zahlt, anderen in vergleichbarer Lage aber nicht, kann ungewollt Ansprüche begründen.

Die acht Haftungsfallen im Überblick

Die Tabelle zeigt, wo die Haftung im Mittelstand typischerweise entsteht, auf welcher Vorschrift sie beruht und was dagegen hilft. Grundlage ist das Betriebsrentengesetz in der Fassung vom Oktober 2026.

Die Spalte „Was dir droht" beschreibt die typische Folge und ersetzt keine Prüfung im Einzelfall. Ob in deinem Betrieb ein Anspruch besteht und wie hoch er ist, klärst du mit einem Anwalt für Arbeitsrecht oder deinem Steuerberater.

Die Haftungsfallen im Detail

1. Zusage und Vertrag passen nicht zusammen

Die Zusage gibst du dem Mitarbeiter im Arbeitsverhältnis, den Vertrag schließt du mit dem Versorgungsträger. Beides sind getrennte Rechtsbeziehungen. Verspricht die Zusage eine feste Rente, der Vertrag aber nur eine Rente nach Überschüssen, oder enthält die Zusage eine Hinterbliebenenleistung, die im Tarif fehlt, haftest du für den Unterschied.

Bei der Entgeltumwandlung kommt eine zweite Anforderung dazu. Das Gesetz verlangt, dass künftige Entgeltansprüche in eine wertgleiche Anwartschaft umgewandelt werden (§ 1 Abs. 2 Nr. 3 BetrAVG). Formuliere die Zusage deshalb so, dass sie auf die Leistungen aus dem konkreten Vertrag verweist, und lass dir vom Anbieter Unterlagen geben, die Beiträge und Leistungen nachvollziehbar zeigen.

2. Der Pflichtzuschuss fließt nicht

Seit 2019 musst du bei neuen Entgeltumwandlungen in Direktversicherung, Pensionskasse oder Pensionsfonds 15 Prozent des umgewandelten Betrags zusätzlich weiterleiten, soweit du Sozialversicherungsbeiträge sparst (§ 1a Abs. 1a BetrAVG). Für Vereinbarungen von vor 2019 gilt das seit dem 1. Januar 2022 (§ 26a BetrAVG). In Erstgesprächen finden wir regelmäßig ältere Direktversicherungen, auf die bis heute kein Zuschuss fließt, weil die Umstellung in der Lohnbuchhaltung nie angekommen ist.

Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter wandelt seit 2015 monatlich 200 Euro in eine Direktversicherung um, und der Betrieb spart die vollen Sozialabgaben. Der Zuschuss läge bei 30 Euro im Monat. Fehlt er von Januar 2022 bis September 2026, sind das 57 Monate und gerundet 1.710 Euro an Beiträgen, dazu die Erträge, die das Geld im Vertrag erwirtschaftet hätte. Berechnung, Grenzen und Abrechnung stehen im Beitrag Arbeitgeberzuschuss zur bAV: Was die 15-Prozent-Pflicht verlangt und wie du sie richtig abrechnest.

3. Die Pensionskasse kürzt ihre Leistungen

Pensionskassen sind von der Pflicht zum gesetzlichen Sicherungsfonds ausgenommen und können ihm nur freiwillig beitreten (§ 221 VAG). Setzt eine Kasse ihre Leistungen herab, bleibt deine Zusage davon unberührt, und die Differenz musst du nach § 1 Abs. 1 Satz 3 BetrAVG selbst tragen. Das betrifft vor allem ältere Verträge mit hohen Garantien, bei denen ein Teil der Leistung über Jahrzehnte aus Kapitalerträgen finanziert werden sollte.

Leg Schreiben deiner Pensionskasse zu Leistungen und Überschüssen deshalb nicht einfach ab. Frag nach, ob Leistungen herabgesetzt wurden, welche Mitarbeiter betroffen sind und um welchen Betrag es geht, und plane, wie du die Lücke später bezahlst. Wie sich die Pensionskasse von den übrigen Wegen unterscheidet, erklärt der Beitrag Durchführungswege der bAV.

4. Der Austritt wird falsch abgewickelt

Scheidet ein Mitarbeiter mit unverfallbarer Anwartschaft aus, hat er bei Rentenbeginn grundsätzlich Anspruch auf einen zeitanteiligen Teil der zugesagten Leistung (§ 2 Abs. 1 BetrAVG). Was die Direktversicherung darüber hinaus nicht deckt, richtet sich gegen dich. Diese Haftung entfällt bei der Direktversicherung nur, wenn spätestens drei Monate nach dem Ausscheiden das Bezugsrecht unwiderruflich ist, keine Abtretung, Beleihung oder Beitragsrückstände bestehen, die Überschüsse nur zur Leistungsverbesserung dienen und der Mitarbeiter den Vertrag mit eigenen Beiträgen fortsetzen darf (§ 2 Abs. 2 Satz 2 BetrAVG).

Unverfallbar ist eine Anwartschaft aus Arbeitgeberbeiträgen, wenn der Mitarbeiter beim Ausscheiden mindestens 21 Jahre alt ist und die Zusage drei Jahre bestanden hat. Eine Anwartschaft aus Entgeltumwandlung ist sofort unverfallbar (§ 1b Abs. 1 und 5 BetrAVG). Für Zusagen aus der Zeit vor 2018 gelten längere Fristen nach § 30f BetrAVG. Gib deshalb jeden Austritt mit bAV-Vertrag innerhalb der drei Monate an den Anbieter weiter und lass dir den Stand bestätigen.

5. Zeiten ohne Entgelt bleiben ungeregelt

Bekommt ein Mitarbeiter bei fortbestehendem Arbeitsverhältnis kein Entgelt, etwa in der Elternzeit oder nach dem Ende der Lohnfortzahlung bei langer Krankheit, darf er die Versorgung mit eigenen Beiträgen fortsetzen. Du stehst auch für die Leistungen aus diesen Beiträgen ein (§ 1a Abs. 4 BetrAVG). Wer in solchen Phasen einfach nichts tut, riskiert Beitragsrückstände oder ungeklärte Beitragsfreistellungen. Leg in der Versorgungsordnung fest, wie Ruhen und Wiederaufnahme laufen, und wickle eigene Beiträge des Mitarbeiters direkt über den Anbieter ab.

6. Die Praxis im Betrieb ist nicht geregelt

Viele Betriebe haben ihre bAV über Jahre wachsen lassen: hier ein Arbeitgeberbeitrag für den Meister, dort ein Zuschuss für eine neue Bürokraft, beim nächsten Einstellungsgespräch nichts. Ohne Regel lässt sich später kaum begründen, warum einer etwas bekommt und ein anderer nicht. Über die betriebliche Übung und den Gleichbehandlungsgrundsatz (§ 1b Abs. 1 Satz 4 BetrAVG) können daraus Ansprüche entstehen, die du nie bewusst zugesagt hast. Eine Versorgungsordnung legt fest, wer welche Leistung nach welchen sachlichen Kriterien bekommt.

7. Auskunft und Nachweis fehlen

Auf Verlangen musst du oder der Versorgungsträger dem Mitarbeiter mitteilen, ob und wie er eine Anwartschaft erwirbt, wie hoch sie ist und voraussichtlich sein wird und wie sich ein Ausscheiden auswirkt. Die Auskunft muss verständlich, in Textform und in angemessener Frist kommen (§ 4a BetrAVG). Zusätzlich gehört bei einer Zusage über einen Versorgungsträger dessen Name und Anschrift in den schriftlichen Nachweis der Arbeitsbedingungen, sofern der Versorgungsträger nicht selbst zu dieser Information verpflichtet ist (§ 2 Abs. 1 NachwG). Am sichersten ist es, Hochrechnungen vom Anbieter erstellen zu lassen und selbst keine eigenen Rentenbeträge zu nennen.

8. Pflichten bei Direktzusage und Unterstützungskasse

Für Direktzusage, Unterstützungskasse und Pensionsfonds musst du die bAV innerhalb von drei Monaten nach Erteilung der Zusage dem Pensions-Sicherungs-Verein melden und danach jedes Jahr bis zum 30. September die Beitragsgrundlage mitteilen. Die Unterlagen bewahrst du mindestens sechs Jahre auf (§ 11 BetrAVG, Beitragspflicht nach § 10 BetrAVG).

Laufende Renten musst du alle drei Jahre auf eine Anpassung prüfen und nach billigem Ermessen entscheiden (§ 16 Abs. 1 BetrAVG). Die Pflicht entfällt unter anderem, wenn du eine jährliche Anpassung um mindestens ein Prozent zusagst oder wenn bei Direktversicherung und Pensionskasse ab Rentenbeginn alle Überschüsse die Rente erhöhen (§ 16 Abs. 3 BetrAVG). Bei einer Direktzusage an einen langjährigen Meister bleibt die Prüfung dagegen bei dir.

Was eine Versorgungsordnung regelt

Die Versorgungsordnung schließt mehrere der acht Haftungsfallen auf einmal. Sie hält schriftlich fest, wie die bAV in deinem Betrieb funktioniert, und ist die Grundlage für jede Auskunft und jede Lohnabrechnung. Ein Muster zum Abschreiben gibt es hier bewusst nicht. Die Versorgungsordnung ist ein arbeitsrechtliches Dokument und gehört mit deinem Anwalt oder Steuerberater formuliert. Diese Punkte sollte sie regeln:

• Personenkreis. Wer ist begünstigt, ab wann, und nach welchen sachlichen Kriterien unterscheidest du, etwa nach Funktion oder Betriebszugehörigkeit.
• Durchführungsweg und Anbieter. Über welchen Weg und welchen Versorgungsträger jede Entgeltumwandlung und jeder Arbeitgeberbeitrag läuft.
• Finanzierung. Höhe des Zuschusses, ob pauschal 15 Prozent oder spitz gerechnet, und ein möglicher Arbeitgeberbeitrag.
• Leistungen. Welche Leistungen zugesagt sind, mit Verweis auf den Vertrag des Anbieters.
• Sonderfälle. Eintritt, Austritt, Elternzeit, Krankheit ohne Entgelt, Kurzarbeit und Wiederaufnahme.
• Zuständigkeiten. Wer im Betrieb Änderungen an Lohnbuchhaltung und Anbieter meldet.

Wie die Versorgungsordnung beim Start einer bAV mit Lohnarten und Formularen zusammenkommt, zeigt der Beitrag Betriebliche Altersvorsorge einführen: Ein praktischer Ablauf für Arbeitgeber.

Altverträge prüfen und sanieren

Die meisten Risiken stecken in Verträgen, die ein Vorgänger, ein früherer Vermittler oder der Mitarbeiter selbst mitgebracht hat. Drei Gruppen verdienen einen genauen Blick.

Die erste Gruppe sind Entgeltumwandlungen aus der Zeit vor 2019 ohne Zuschuss. Wird der Zuschuss ab jetzt eingerichtet, ist die Zukunft sauber. Ob und wie du fehlende Zuschüsse für die Zeit seit Januar 2022 nachzahlst, klärst du mit deinem Steuerberater, weil davon Lohnsteuer und Sozialabgaben abhängen.

Die zweite Gruppe sind Pensionskassen-Verträge mit hohen alten Garantien. Hier lohnt eine Anfrage bei der Kasse, ob Leistungen herabgesetzt wurden oder angekündigt sind und ob ihre Satzung Nachschüsse des Arbeitgebers vorsieht.

Die dritte Gruppe sind beitragsfreie Verträge ehemaliger und aktiver Mitarbeiter, bei denen unklar ist, ob die Voraussetzungen des § 2 Abs. 2 BetrAVG erfüllt sind. Bei sehr kleinen Anwartschaften erlaubt § 3 BetrAVG unter engen Grenzen eine Abfindung, die du ebenfalls mit deinem Steuerberater durchrechnest.

Für Direktzusagen aus früheren Jahrzehnten gibt es eigene Wege wie die Übertragung auf einen Pensionsfonds. Sie gehören in die Hände von Steuerberater und Aktuar und werden im Beitrag zur Pensionszusage in dieser Reihe vertieft.

In fünf Schritten zur haftungsfesten bAV

Für einen Betrieb mit zehn bis fünfzig Mitarbeitern reichen der Ordner mit den bAV-Verträgen, eine Auswertung aus der Lohnbuchhaltung und ein Termin mit deinem Anwalt oder Steuerberater.

1. Bestand vollständig erfassen. Liste jede Zusage im Betrieb auf, mit Mitarbeiter, Durchführungsweg, Anbieter, Beginn, Finanzierung und gezahltem Zuschuss, auch für ausgeschiedene Mitarbeiter mit Anwartschaft.
2. Lohnabrechnung und Beitragsrechnung abgleichen. Vergleiche für jeden Vertrag, was die Lohnbuchhaltung abführt, mit dem, was der Anbieter in Rechnung stellt, und markiere fehlende Zuschüsse und Rückstände.
3. Zusagen gegen Verträge prüfen. Lies die schriftlichen Zusagen und prüfe, ob sie auf die Leistungen des Vertrags verweisen oder mehr versprechen, und frag bei Pensionskassen nach Herabsetzungen.
4. Versorgungsordnung aufsetzen oder aktualisieren. Halte Personenkreis, Weg, Anbieter, Finanzierung und Sonderfälle schriftlich fest und lass das Dokument von deinem Anwalt oder Steuerberater prüfen.
5. Termine festlegen. Trag die Drei-Monats-Frist bei Austritten, die Meldung an den Pensions-Sicherungs-Verein zum 30. September und die Anpassungsprüfung alle drei Jahre in den Kalender ein und prüfe den Bestand einmal im Jahr.

Was du bei der Wahl des Wegs beachten solltest, damit neue Haftung gar nicht erst entsteht, steht im Beitrag Durchführungswege der bAV: Welcher der fünf Wege zu deinem Betrieb passt.

Häufige Fragen

Haftet der Arbeitgeber für die betriebliche Altersvorsorge?

Ja. Nach § 1 Abs. 1 Satz 3 BetrAVG steht der Arbeitgeber für die zugesagten Leistungen ein, auch wenn eine Direktversicherung, Pensionskasse, ein Pensionsfonds oder eine Unterstützungskasse sie ausführt. Zahlt der Versorgungsträger weniger als zugesagt, muss der Arbeitgeber die Differenz tragen. Ausgenommen ist nur die reine Beitragszusage im Sozialpartnermodell.

Hafte ich auch bei einer Direktversicherung?

Ja, aber das Risiko ist bei einer korrekt geführten Direktversicherung klein, weil der Versicherer die vertraglich zugesagten Leistungen schuldet und Lebensversicherer nach § 221 VAG einem Sicherungsfonds angehören müssen. Haftung entsteht vor allem, wenn die Zusage mehr verspricht als der Vertrag, der Zuschuss fehlt oder ein Austritt nicht innerhalb von drei Monaten sauber abgewickelt wird.

Wie lange kann ein Mitarbeiter Ansprüche aus der bAV geltend machen?

Der Anspruch auf Leistungen aus der betrieblichen Altersversorgung verjährt nach § 18a BetrAVG erst in 30 Jahren. Für die einzelnen laufenden Rentenzahlungen gilt die regelmäßige Verjährungsfrist des Bürgerlichen Gesetzbuchs. Fehler aus der Anwartschaftszeit können deshalb noch Jahrzehnte später Geld kosten.

Brauche ich eine Versorgungsordnung?

Gesetzlich vorgeschrieben ist sie nicht, sie ist aber das wirksamste Mittel gegen Haftungsfallen. Sie legt Personenkreis, Durchführungsweg, Anbieter, Zuschuss und Sonderfälle fest und verhindert, dass aus betrieblicher Übung oder ungleicher Behandlung ungewollte Ansprüche entstehen. Formulieren solltest du sie mit einem Anwalt oder Steuerberater.

Was passiert, wenn ich den Arbeitgeberzuschuss nicht gezahlt habe?

Der Mitarbeiter kann den Pflichtzuschuss nach § 1a Abs. 1a BetrAVG verlangen, für Vereinbarungen von vor 2019 ab dem 1. Januar 2022. Richte den Zuschuss für die Zukunft sofort ein und kläre mit deinem Steuerberater, wie du die fehlenden Beträge nachzahlst und lohnsteuerlich behandelst.

Der nächste Schritt

Nimm dir den Ordner mit den bAV-Verträgen und die letzte Lohnabrechnung und gleiche für jeden Vertrag ab, ob Umwandlung und Zuschuss beim Anbieter ankommen, wie in Schritt 2. Wo die Zahlen nicht übereinstimmen, liegt die erste Haftungsfalle. Wie die Haftung in das Gesamtbild aus Pflichten, Kosten, Zuschuss und Durchführungswegen passt, zeigt der Leitfaden Betriebliche Altersvorsorge für Arbeitgeber. Im Versicherungs-Check zur bAV gehen wir deinen Bestand mit dir durch, gleichen Verträge und Beitragsrechnungen ab und zeigen dir, wo Zusage und Vertrag auseinanderlaufen. Richtig abgesichert. Nicht nur irgendwo versichert.

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