Opting-out in der bAV: Wann Arbeitgeber die automatische Entgeltumwandlung nutzen können

So funktioniert das Opting-out

Das Opting-out, im Gesetz Optionssystem genannt, ist eine automatische Entgeltumwandlung mit Widerspruchsrecht. Du machst jedem Mitarbeiter ein festes Angebot, einen bestimmten Betrag seines Gehalts in die betriebliche Altersvorsorge umzuwandeln. Widerspricht er nicht, gilt das Angebot als angenommen (§ 20 Abs. 2 BetrAVG). Das Angebot muss vier Vorgaben erfüllen:

• Textform und Vorlauf: Es kommt schriftlich oder per E-Mail, mindestens drei Monate bevor das erste umgewandelte Gehalt fällig wird.
• Klarer Inhalt: Es nennt den Betrag und den Gehaltsbestandteil, der umgewandelt werden soll.
• Widerspruch: Es weist deutlich darauf hin, dass der Mitarbeiter ohne Begründung innerhalb von mindestens einem Monat nach Zugang widersprechen kann.
• Ausstieg: Es sagt ebenso deutlich, dass er die Umwandlung später mit einer Frist von höchstens einem Monat beenden kann.

Du kannst das Modell für alle Mitarbeiter einführen oder für eine Gruppe, etwa für einen Standort. Wie du eine Gruppe sauber abgrenzt, klärst du mit deinem Anwalt, weil der Gleichbehandlungsgrundsatz gilt. Für den Zeitplan heißt das: Gehen die Angebote Anfang Oktober raus, kannst du mit dem Januargehalt sicher starten.

Das Opting-out ohne Tarifvertrag ist eine Neuerung des Zweiten Betriebsrentenstärkungsgesetzes. Was das Gesetz sonst ändert, mit allen Stichtagen bis 2027, steht im Beitrag Betriebsrentenstärkungsgesetz: Was das BRSG II für Arbeitgeber im Mittelstand ändert.

Warum Arbeitgeber das Modell interessiert

Beim üblichen Weg muss jeder Mitarbeiter selbst aktiv werden: Beratungstermin wahrnehmen, Antrag unterschreiben, Unterlagen zurückgeben. Viele schieben das vor sich her, auch wenn ihnen die bAV nützen würde. Beim Opting-out ist dabei, wer nichts tut, und wer nicht will, sagt einmal Nein.

Wie stark das wirkt, zeigt die Zeit vor 2018. Betriebe, die damals ein Opting-out per Betriebsvereinbarung nutzten, kamen auf Teilnahmequoten von über 80 Prozent (bAVheute). Mit dem ersten Betriebsrentenstärkungsgesetz war das Modell ab 2018 nur noch per Tarifvertrag erlaubt, und neue Modelle entstanden danach kaum noch.

Für dich zählen drei Punkte. Mehr Mitarbeiter mit Betriebsrente heißt mehr Bindung und ein Argument im Recruiting. Ein festes Verfahren ersetzt viele Einzelgespräche und Nachfragen. Und 2028 will die Bundesregierung prüfen, ob die Betriebsrente verbreiteter ist, sonst stehen weitere Schritte bis hin zu verpflichtenden Modellen zur Prüfung (FAQ des BMAS). Wer bis dahin ein funktionierendes Verfahren hat, ist darauf vorbereitet.

Welcher Weg für deinen Betrieb gilt

Ob und wie du ein Opting-out einführen darfst, hängt am Tarifvertrag. Die Tabelle ordnet die vier Fälle nach § 20 BetrAVG.

Der vierte Fall ist enger, als er klingt. Es reicht, dass es für deine Branche einen Tarifvertrag gibt, der die Gehälter üblicherweise regelt, auch wenn du selbst nicht daran gebunden bist. Das betrifft zum Beispiel viele Betriebe im Handel und im Handwerk, für die es regionale Tarifverträge gibt. Ob ein Tarifvertrag für dich einschlägig ist, erfährst du beim Arbeitgeberverband oder bei der Innung, im Zweifel klärt es ein Anwalt für Arbeitsrecht.

Was der 20-Prozent-Zuschuss kostet

Beim Opting-out ohne Tarifvertrag zahlst du mindestens 20 Prozent des umgewandelten Betrags dazu, unabhängig davon, wie viel Sozialabgaben du sparst. Damit ist der gesetzliche Pflichtzuschuss von 15 Prozent nach § 1a BetrAVG für diese Umwandlung erfüllt. Eine gerundete Beispielrechnung für einen Betrieb mit 30 Mitarbeitern, 100 Euro Umwandlung im Monat und Gehältern unter den Beitragsbemessungsgrenzen. Angenommen ist, dass 24 Mitarbeiter dabeibleiben, also 80 Prozent:

Solange die Gehälter unter den Beitragsbemessungsgrenzen liegen, trägt sich der Zuschuss in dieser Rechnung aus der gesparten Sozialversicherung. Mehrkosten entstehen an zwei Stellen: bei Mitarbeitern über den Grenzen, bei denen du weniger sparst und trotzdem 20 Prozent zahlst, und in der Verwaltung, also bei Angeboten, Widersprüchen und Lohnbuchhaltung. Gegenüber dem Pflichtzuschuss von 15 Prozent zahlst du je Teilnehmer 5 Euro im Monat mehr, im Beispiel 120 Euro. Den genauen Arbeitgeberanteil für deinen Betrieb rechnet deine Lohnbuchhaltung.

In sechs Schritten zum Opting-out

Der Ablauf gilt für den Weg über eine Betriebsvereinbarung ohne Tarifvertrag. Plane vom ersten Gespräch bis zum ersten umgewandelten Gehalt grob fünf bis sechs Monate ein, davon drei Monate Vorlauf, die das Gesetz verlangt.

1. Tarifstatus klären. Prüfe mit Arbeitgeberverband, Innung oder Anwalt, welcher der vier Fälle aus der Tabelle für dich gilt. Davon hängt alles Weitere ab.
2. Kosten durchrechnen. Wie viele Mitarbeiter wandeln heute schon um, wer verdient über den Beitragsbemessungsgrenzen, und welcher Betrag passt zu euren Gehältern? Rechne mit der Lohnbuchhaltung zwei Varianten, etwa 50 und 100 Euro im Monat.
3. Eckpunkte mit dem Betriebsrat vereinbaren. Die Betriebsvereinbarung legt fest, für wen das Modell gilt, welcher Betrag aus welchem Gehaltsbestandteil umgewandelt wird, über welchen Anbieter und Durchführungsweg, wie hoch der Zuschuss ist und was für Mitarbeiter gilt, die heute schon umwandeln. Den Text schreibt ein Anwalt, die Versicherungsseite liefern wir.
4. Anbieter wählen und Lohnbuchhaltung einrichten. Ein Kollektivvertrag für alle Teilnehmer, Lohnarten für Umwandlung und Zuschuss und eine feste Zuständigkeit für Widersprüche und Ausstiege.
5. Angebote in Textform verschicken. Jeder Mitarbeiter bekommt sein Angebot mit Betrag, Gehaltsbestandteil und den beiden Hinweisen zu Widerspruch und Ausstieg, mindestens drei Monate vor der ersten Umwandlung. Halte fest, wann es zugegangen ist.
6. Widersprüche dokumentieren und starten. Nach Ablauf der Widerspruchsfrist meldest du die Teilnehmer beim Versicherer an und prüfst die erste Abrechnung. Neue Mitarbeiter bekommen ihr Angebot künftig beim Eintritt, die Umwandlung startet dann frühestens drei Monate später.

Wie eine Einführung ohne Opting-out abläuft, von der Versorgungsordnung bis zur ersten Abrechnung, beschreibt der Beitrag Betriebliche Altersvorsorge einführen: Ein praktischer Ablauf für Arbeitgeber.

Ohne Betriebsrat: Was du stattdessen tun kannst

Viele kleine Betriebe haben keinen Betriebsrat. Gewählt wird er in Betrieben mit mindestens fünf ständigen wahlberechtigten Arbeitnehmern (§ 1 BetrVG), und die Wahl ist Sache der Belegschaft. Das Opting-out nach § 20 Abs. 3 BetrAVG steht dir ohne Betriebsrat nicht offen. Drei Wege bleiben.

Ein tarifliches Optionssystem anwenden

Sieht der einschlägige Tarifvertrag deiner Branche ein Optionssystem vor, darfst du es auch ohne Tarifbindung anwenden (§ 20 Abs. 2 BetrAVG). Frag beim Arbeitgeberverband nach, ob es eines gibt. Viel Auswahl ist nicht zu erwarten: Nach Einschätzung von bAVheute hatten die Tarifparteien die Möglichkeit bis 2024 praktisch nicht genutzt.

Ein Stay-in-Modell prüfen

Beim Stay-in-Modell vereinbarst du die Entgeltumwandlung gleich im Arbeitsvertrag. Der Mitarbeiter stimmt mit seiner Unterschrift zu und kann später aussteigen. Die Klausel unterliegt dem Recht der Allgemeinen Geschäftsbedingungen und darf nicht überraschend sein, die Vorgaben von § 20 BetrAVG gelten weiter (IPM). Das Modell passt deshalb nur für neue Arbeitsverträge und nur mit einer Formulierung, die ein Anwalt geprüft hat.

Aktiv einladen und mehr dazugeben

Ohne jede Rechtsfrage kommst du am weitesten, wenn jeder neue Mitarbeiter in den ersten Wochen einen Beratungstermin zur bAV bekommt und du mehr als die Pflicht von 15 Prozent dazulegst. Wer nicht mitmachen will, unterschreibt einen Verzicht, den du zur Personalakte nimmst. Das hilft dir später, wenn ein Mitarbeiter sagt, niemand habe ihn informiert. Welche Zuschussmodelle Mitarbeiter im Betrieb halten, zeigt der Beitrag 5 Vorsorgebausteine, mit denen Mittelständler Mitarbeiter langfristig binden.

Häufige Fragen

Kann ich das Opting-out ohne Betriebsrat einführen?

Nur über einen Tarifvertrag. Sieht der einschlägige Tarifvertrag deiner Branche ein Optionssystem vor, darfst du es auch ohne Tarifbindung anwenden. Das Opting-out ohne Tarifvertrag verlangt eine Betriebsvereinbarung, und die gibt es nur mit Betriebsrat. Ohne beides bleiben das Stay-in-Modell im Arbeitsvertrag und die aktive Einladung mit höherem Zuschuss.

Gilt das Opting-out auch für Mitarbeiter, die schon länger im Betrieb sind?

Ja. Das Modell kann für alle Mitarbeiter oder für eine Gruppe gelten, auch für langjährige. Jeder bekommt sein Angebot mindestens drei Monate vor der ersten Umwandlung und kann innerhalb von mindestens einem Monat widersprechen. Wie du mit Mitarbeitern umgehst, die heute schon umwandeln, legst du in der Betriebsvereinbarung fest.

Kann ein Mitarbeiter nach dem Start noch aussteigen?

Ja. Er kann die Umwandlung ohne Begründung mit einer Frist von höchstens einem Monat beenden. Was bis dahin eingezahlt wurde, bleibt ihm als Anwartschaft erhalten.

Was passiert mit dem Zuschuss, wenn ein Mitarbeiter den Betrieb verlässt?

Er nimmt ihn mit. Anwartschaften aus Entgeltumwandlung sind sofort unverfallbar, und das Gesetz schließt den Zuschuss nach § 20 Abs. 3 BetrAVG ausdrücklich ein (§ 1b Abs. 5 BetrAVG). Die Frist von drei Jahren, die für arbeitgeberfinanzierte Zusagen gilt, spielt hier keine Rolle.

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• Betriebliche Altersvorsorge einführen: Ein praktischer Ablauf für Arbeitgeber, wenn du die bAV ohne Opting-out aufsetzt.
• 5 Vorsorgebausteine, mit denen Mittelständler Mitarbeiter langfristig binden, für die Frage, wie viel Zuschuss sich lohnt.

Der nächste Schritt

Klär als Erstes den Tarifstatus deines Betriebs, dann weißt du, welcher der vier Wege für dich offen ist. Hast du einen Betriebsrat und keinen Tarifvertrag, rechne das Beispiel mit deinen Zahlen nach. Im Versicherungs-Check zur bAV gehen wir das gemeinsam durch: welcher Weg passt, was der Zuschuss kostet und wie die Lohnbuchhaltung das Modell abbildet. Richtig abgesichert. Nicht nur irgendwo versichert.

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